Guía de la Comunidad

Es un documento público, confeccionado ante un notario, en el que se especifican, con todo detalle, cada uno de los elementos privativos que componen el edificio, los elementos comunes del mismo y el porcentaje de elementos comunes en el que participa cada elemento privativo. Dicho documento, para que tenga efecto frente a terceros, se tendrá que inscribir en el Registro de la Propiedad.

Definido en el artículo 5 de la Ley de Propiedad Horizontal, es un instrumento jurídico, normalmente formalizado en escritura pública que se denomina División Horizontal, por el que el dueño o los dueños de un edificio deciden que sus diversas dependencias (locales, viviendas, trasteros, plazas de garaje, etc.), cobren individualidad jurídica, se sometan al régimen específico de la Propiedad Horizontal, determinando sus elementos comunes y fijando el coeficiente de participación que cada una de aquellas dependencias participa en la Comunidad, tanto activa como pasivamente..

En las Comunidades de Propietarios, que ya están constituidas y sus edificios están terminados y tienen  Título Constitutivo, que son la inmensa mayoría, son los supuestos en los que se da la plena aplicación de la Ley de Propiedad Horizontal, independientemente esté o no inscrito dicho título en el Registro de la Propiedad.

El Título Constitutivo debe contener necesariamente:

• La descripción del edificio en su conjunto.
• La descripción detallada de cada vivienda o local.
• La cuota de participación de cada vivienda o local,  teniendo en cuenta los siguientes factores:
  • La superficie útil de cada vivienda o local en relación con el total del edificio.
  • Su emplazamiento interior o exterior.
  • Su situación dentro del edificio.
  • El uso que se presuma va a hacer dicha vivienda o local de los elementos y servicios comunes.

El significado del Título Constitutivo gira en torno a tres grandes efectos:

•  Matiza y completa la regulación contenida en la LPH, adecuándola a las circunstancias concretas del edificio.
• Abre paso a la vigencia de todas aquellas normas relacionadas con las cuotas de participación.
• Es esencial para el acceso del edificio en propiedad Horizontal y de los pisos o locales al Registro de la Propiedad.

Son un conjunto de normas que pueden establecerse en el momento de constitución de la Comunidad o en un momento posterior, y que pueden regular los siguientes aspectos:

• El uso y destino del edificio, de cada uno de los pisos o locales y de las instalaciones y servicios comunes.
• La distribución entre los propietarios de los gastos comunes.
• La administración y gobierno de la Comunidad.
• Normas sobre seguros, conservación y reparación del edificio.

Los Estatutos sólo obligan a los nuevos propietarios que ingresen en la Comunidad, si constan inscritos en el Registro de la Propiedad.

La Ley no exige que se otorguen en escritura pública, pero es necesario para su inscripción en el Registro de la Propiedad, produciendo el efecto de oponibilidad a terceros. Los mecanismos para proceder a su inscripción son:

Mediante la intervención notarial en todas y cada una de las fases que componen la adopción de acuerdos en la comunidades de propietarios.

Mediante el traslado del acta de la Junta de Propietarios al Registro de la Propiedad que se verificará mediante testimonio notarial que de fe del libro de actas o mediante elevación a escritura pública de la certificación emitida por el Secretario.

Definido en el artículo 6 de la Ley de Propiedad Horizontal, son las reglas de convivencia de la Comunidad de Propietarios en las que se determina la adecuada utilización de los elementos comunes existentes en la Comunidad. No es obligatoria su existencia en la Comunidad de Propietarios, su confección se determina por acuerdo de la Junta de Propietarios con el quórum de mayoría simple.

El Reglamento de Régimen Interno, es de obligado cumplimiento por todos los propietarios, sin embargo no es necesario, su inscripción en el Registro.

La convocatoria de una Junta se puede hacer de dos maneras:

Mediante convocatoria del Presidente, que es en el 99% de las ocasiones. Normalmente, las convoca por acuerdo de todos los propietarios (por ejemplo, todos los meses de Junio y Diciembre de cada año), o bien, puede ser cuando lo estime oportuno (suponga que ha ocurrido un hecho de importancia en la Comunidad, y el Presidente, por iniciativa propia, decide que sería preciso debatirlo y adoptar un acuerdo en la Junta de Propietarios para afrontar esa situación).

Mediante convocatoria de la cuarta parte de los propietarios, o un número de éstos que representen al menos el 25% de las cuotas de participación. Supongan que hay un ”clamor” entre los propietarios que están disconformes con la actuación del servicio de limpieza, y el Presidente estima que no procede. En tal caso, los mismos vecinos pueden convocar una Junta, donde se trate ese y/u otros aspectos.

Convocar una Junta implica que hay que poner todos los medios necesarios para que todos los propietarios se den por enterados de que se va a celebrar.

En primer lugar, las Juntas Ordinarias se deben notificar, al menos, con seis días de antelación, y las Extraordinarias, con el tiempo suficiente para que todos los propietarios sean conocedores de ella.

En tal sentido, cada propietario deberá comunicar al Secretario el domicilio a efectos de notificaciones. Si no lo hace, se entenderá que este es el propio domicilio ubicado en la Comunidad, surtiendo plenos efectos jurídicos las entregadas al ocupante del mismo, aunque no sea el propietario.

Si en uno u otro caso, se intenta la notificación, y no es posible, se entenderá realizada mediante la colocación de la comunicación correspondiente en el tablón de anuncios de la comunidad, o en lugar visible de uso general habilitado al efecto, con diligencia expresiva de la fecha y motivos por los que se procede a esta forma de notificación, firmada por quien ejerza las funciones de secretario de la comunidad, con el visto bueno del Presidente. La notificación practicada de esta forma producirá plenos efectos jurídicos en el plazo de tres días naturales.

En la convocatoria de la Junta es muy importante reseñar este aspecto, es decir, es necesario ”llamar” en Primera y Segunda convocatoria.

Y esto es así porque en Primera convocatoria, para empezar la reunión, es preciso que concurran la mayoría de los propietarios que, además, representen la mayoría de las cuotas de participación. Si no se da este hecho, no se puede empezar con la Junta.

Por lo tanto, en la reunión, se suele ”celebrar” en una segunda convocatoria, ya que esta vez, no es preciso que exista ese quórum y los acuerdos adoptados son válidos.

Convocar una Junta implica que se van a tratar diversos asuntos de interés para la Comunidad. Por ello, hay que guardar ciertos formulismos, con el objetivo de salvaguardar los intereses de los propietarios.

Por lo tanto, la carta donde se convoque la Junta deberá exponer, AL MENOS, los siguientes aspectos:

• La fecha de la reunión
• Lugar y sitio de celebración.
• El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
• Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
• Relación de los propietarios que no estén al corriente en el pago de las deudas vencidas a la comunidad y advertencia de la privación del derecho de voto si se dan los supuestos previstos en la Ley de Propiedad Horizontal, en su artículo 15, apartado 2. Si bien cabe decir que este punto puede ser un dato desconocido si la convocatoria se realiza por los propietarios, y no el Presidente.
• El orden del día de la reunión: si en el Orden del día no se ha indicado un tema, no se podrá tomar un acuerdo sobre él

Lo que el Acta de la Junta debe poner es JUSTO lo que en la reunión ocurrió, ni más, ni menos. Así mismo, en el Acta se deberá poner otro tipo de datos, como es la fecha y lugar, orden del día, participantes, etc, etc.

Según la Ley, el acta de cada reunión de la Junta de propietarios deberá expresar, al menos, las siguientes circunstancias:

• La fecha y el lugar de celebración.
• El autor de la convocatoria y, en su caso, los propietarios que la hubiesen promovido.
• Su carácter ordinario o extraordinario y la indicación sobre su celebración en primera o segunda convocatoria.
• Relación de todos los asistentes y sus respectivos cargos, así como de los propietarios representados, con indicación, en todo caso, de sus cuotas de participación.
• El orden del día de la reunión.
• Los acuerdos adoptados, con indicación, en caso de que ello fuera relevante para la validez del acuerdo, de los nombres de los propietarios que hubieren votado a favor y en contra de los mismos, así como de las cuotas de participación que respectivamente representen.

El acta deberá cerrarse con las firmas del presidente y del secretario. Desde su cierre los acuerdos serán ejecutivos, salvo que la Ley previere lo contrario.

El acta de las reuniones se remitirá a los propietarios de acuerdo en el procedimiento establecido en el artículo 9 de la Ley de Propiedad Horizontal.

Serán subsanables los defectos o errores del acta siempre que la misma exprese inequívocamente la fecha y lugar de celebración, los propietarios asistentes, presentes o representados, y los acuerdos adoptados, con indicación de los votos a favor y en contra, así como las cuotas de participación que respectivamente suponga y se encuentre firmada por el presidente y el secretario.

Como es obvio, la substancian es siempre en el sentido de CORREGIR algún aspecto, o detalle que se hablara en la Junta y que no está reflejado en el Acta, pero en ningún caso se puede subsanar algo que en realidad no ocurrió.

Ejemplo: se puede subsanar una opinión que un propietario dijo en la Junta, en el sentido de que en el Acta no está expresado tal cual la dijo, pero no se puede subsanar el Acta variando el número de asistentes, o el resultado de la votación.

Dicha substancian deberá efectuarse antes de la siguiente reunión de la Junta de propietarios; que deberá ratificar la substancian.

El secretario custodiará los libros de actas de la Junta de propietarios. A este respecto cabe indicar que si no existe la figura del Secretario, pueden custodiar el libro de actas tanto el Presidente, como el Administrador.

Asimismo deberá conservar, durante el plazo de cinco años, las convocatorias, comunicaciones, apoderamiento y demás documentos relevantes de las reuniones.

Los elementos comunes: son aquellos que son necesarios utilizar para disfrutar las instalaciones existentes en la comunidad, es decir cosas que son de uso común por todos los propietarios como son portería, escaleras, ascensores..: son aquellos que son necesarios utilizar para disfrutar las instalaciones existentes en la comunidad, es decir cosas que son de uso común por todos los propietarios como son portería, escaleras, ascensores..

Los elementos privativos: son los pisos, locales, plazas de garaje, que son solamente utilizados por su dueño, además de estar suficientemente delimitados del resto de los elementos comunes anteriormente expuestos. son los pisos, locales, plazas de garaje, que son solamente utilizados por su dueño, además de estar suficientemente delimitados del resto de los elementos comunes anteriormente expuestos.

Cada propietario puede realizar las obras que estime conveniente dentro de su hogar, siempre y cuando no produzca alteraciones en la estructura general del edificio, ni perjudique al resto de los vecinos, pero debe comunicar al Presidente de la Comunidad la realización de las mismas.

Al propietario del piso o local u ocupante del mismo les esta prohibido desarrollar en él actividades no permitidas por los estatutos, dañosas para la finca, peligrosas, incomodas o perjudiciales en general.

El Presidente de la comunidad a iniciativa de cualquiera de los propietarios, requerirá a quien realice estas actividades para la inmediata cesación de las mismas, antes de iniciar las acciones judiciales correspondientes.

Si el infractor persiste en su conducta, el Presidente previa autorización de la Junta de Propietarios, podrá entablar acción de cesación a través de procedimiento judicial.

Una vez presentada y acreditada la demanda, tendrá que incluirse la certificación de acuerdo de la Junta para iniciar el pleito y tras la presentación de la misma, el Juez podrá acordar la cesación inmediata de la actividad prohibida bajo apercibimiento de incurrir en delito de desobediencia.

La demanda se dirigirá contra el propietario del piso o contra el inquilino en caso de que esté alquilado. Si la sentencia estima la causa de su interposición, podrá disponer no sólo de la cesación indefinida de la actividad, sino incluso la cuantía a determinar por los daños y perjuicios causados a la comunidad, y la privación a usar la vivienda o local por un tiempo no superior a tres años en función de la gravedad de la infracción. Si el causante de los mismos es un inquilino la sentencia puede declarar extinguido el contrato de arrendamiento, así como el inmediato lanzamiento del arrendatario.

Con respecto a los elementos comunes, se pueden dividir, cambiar, o modificar siempre que el acuerdo sea tomado por mayoría, no sólo de los afectados, sino con la intervención y aprobación de todos los miembros que componen la Comunidad, ya que si llegará el caso se tendría que modificar el título constitutivo porque los cambios producidos en el título afectarán a todos los miembros.

Consentir en su piso o local las reparaciones que exija el servicio del inmueble, permitiendo la entrada en el mismo para dar solución a los problemas que se hayan podido crear.

Respetar los servicios comunes e instalaciones generales.

No realizar en el inmueble alteración alguna, y si advierte la necesidad de hacer reparaciones urgentes, tendrá que comunicárselo al administrador sin mas dilaciones.

Contribuir con arreglo a la cuota de participación fijada en el título a lo establecido en los gastos generales para el adecuado sostenimiento del inmueble, sus servicios, cargas y responsabilidades que no sean susceptibles de individualización. La contribución debe de ser realizada en los plazos y cantidades determinadas en la Junta.

En caso de impago, el Presidente o el Administrador, si se acordase en Junta, podrá exigir al deudor el pago de la deuda por vía judicial a través del proceso monitorio. El proceso se inicia con la demanda junto a la certificación del acuerdo de la Junta aprobando la liquidación de la deuda. A la cantidad que se reclame podrá añadirse la derivada de los gastos del requerimiento previo de pago, siempre que conste documentalmente la realización de éste, y se acompañe a la solicitud el justificante de tales gastos.

Cuando el propietario anterior de la vivienda o local deba responder solidariamente del pago de la deuda, podrá dirigirse contra él la petición inicial, sin perjuicio de su derecho a repetir contra el actual propietario. Asimismo se podrá dirigir la reclamación contra el titular registral, que gozará del mismo derecho mencionado anteriormente. La petición inicial podrá formularse contra cualquiera de los obligados o contra todos ellos conjuntamente.

Cuando el deudor se oponga a la petición inicial del proceso monitorio, la comunidad podrá solicitar el embargo preventivo de bienes suficientes de aquél, para hacer frente a la cantidad reclamada, los intereses y las costas. El Tribunal acordará, en todo caso, el embargo preventivo sin necesidad de que la Comunidad preste caución. El deudor puede enervar el embargo si presenta aval bancario por la cuantía que se le reclama.

Cuando en la solicitud inicial del proceso monitorio se utilizaren los servicios profesionales de abogado y procurador para reclamar las cantidades debidas a la Comunidad, el deudor deberá pagar, con sujeción en todo caso a los límites establecidos en el apartado tercero del artículo 394 de la Ley de Enjuiciamiento Civil, los honorarios y derechos que devenguen ambos por su intervención, tanto si aquél atendiere el requerimiento de pago como si no compareciere ante el tribunal. En los casos en que exista oposición, se seguirán las reglas generales en materia de costas, aunque si el acreedor obtuviere una sentencia totalmente favorable a su pretensión, se deberán incluir en ellas los honorarios del abogado y los derechos del procurador derivados de su intervención, aunque no hubiera sido preceptiva.

Muy Sr. mío:

A tenor de lo exigido en el artículo 0.1, regla h) y como quiera que no resido en la Finca ____, como propietario del _____, le ruego tome la debida nota para que todo tipo de notificaciones, citaciones, requerimientos, etc., que haga la Comunidad me las dirija a la siguiente dirección:

D. __________________________________________

C/ ________________________________nº ______ piso _____letra ___

(Código Postal)    Ciudad     País

En caso de urgencia un teléfono donde se me puede localizar es: _________________

También me pueden remitir las comunicaciones a la siguiente dirección de correo electrónico _________@___________

Espero, por lo tanto, que se remitan a dicha dirección todas las comunicaciones que tengan relación con mi propiedad en ese Edificio.

Atentamente

El propietario

Es de gran interés para los propietarios que no residen habitualmente en la finca, especialmente aquellos que tengan el piso, local o plaza de garaje, arrendado o cedido a terceras personas, o que lo usen solamente en temporada de vacaciones, pues es la forma para obligar a la Comunidad que comunique todas sus actuaciones en el domicilio permanente de España y de esta manera estar enterado y así conocer las Juntas, Actas, etc., pues en otro caso se remitirá directamente al piso o local, aunque esté cerrado, o bien a través del tablón de anuncios.

• Original y fotocopia de la escritura o documento fehaciente del título constitutivo de la propiedad horizontal.

• Fotocopia de la primera página del Libro de actas debidamente diligenciado por el Registrador de la Propiedad.
• Fotocopia del N.I.F. de la persona que firme la declaración censal, que habrá de ser el Presidente de la Comunidad. (Si es el propio interesado el que comparece ante la Administración tributaria, no será precisa la aportación de fotocopia del NIF, siempre que autorice a los órganos de la AEAT a efectuar la verificación de sus datos de identidad)
• Original y fotocopia del Acta o del documento donde se recoja el nombramiento del Presidente.
• Por razones prácticas y de agilización de la gestión censal, si se acredita que el Libro de actas está debidamente diligenciado por el Registrador de la Propiedad, se podrá entender que la comunidad de propietarios está constituida y se podrá asignar un NIF definitivo, sin necesidad de que se aporte el título constitutivo.
• En cambio, si sólo se aportara el documento fehaciente del título constitutivo de la propiedad horizontal, se asignará un NIF provisional hasta que se justifique la oportuna diligencia del Libro de actas.

Consiste en dar de alta en la Administración Tributaria para formar parte del Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores, en el que deben darse de alta las personas o entidades que vayan a desarrollar actividades económicas, efectuadas por personas físicas (autónomos), personas jurídicas (sociedades mercantiles),  o por entidades sin personalidad jurídica (sociedades civiles y comunidades de bienes/Comunidades de Propietarios).

Según la actividad económica realizada se determina que tipo de obligación tributaria se debe cumplir.

Las Comunidad de Propietarios que ejerzan alguna actividad económica o tengan personal contratado, deberán efectuar la Declaración Censal, cumplimentando el modelo 036 de la Agencia Tributaria.